文章の表記ミスを抽出したい|Wordマクロで確認する方法

文章の表記チェックで細かなミスを見落としちゃう…

Webライターにとって、記事を執筆後の「表記チェック」は必要不可欠です。

  • 表記ゆれがないか
  • 誤字脱字がないか
  • 執筆ルールに沿っているか

執筆した文章をしっかりと確認したつもりでも、納品後に思わぬ指摘を受けることも少なくありません。

ぎょぎょぎょ

ちゃんとチェックした”つもり”でも、意外に見落としてしまいます。

ということで、Wordのマクロ機能を活用した「表記チェック処理」を作ってみました。

今回は処理の概要や使い方を紹介します。

Wordがあれば無料で使えるので、ぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること
  • 表記チェック処理の全体的な流れ
  • 処理の実装・実行方法
  • ちょっとしたカスタマイズ手順
目次

表記ミスのチェック処理を作成してみた

表記ミスのチェック処理を作成してみた

Webライターの執筆作業は、クライアントが用意する「表記ルール」に従います。

今回作成した処理は、この「表記ルールに沿っているかどうか」をチェックするためのものです。

使用する表記使用しない表記
できる出来る
おすすめお勧め
オススメ
123123
!?()!?()
表記ルールの一例

上記は表記ルールの一例です。

クライアントが用意するマニュアルには、細かなルールがビッシリと用意されています。

ぎょぎょぎょ

「数字は半角、記号は全角」とか。

数千文字の記事を執筆するたびに、このようなルールをチェックするのは大変です。

執筆後の疲れた状態で目視確認すれば、多少の見落としが発生しても仕方ありません。

表記チェック処理の全体的な流れ

チェック処理の全体的な流れ

本題の前に、作成したチェック処理の全体的な流れを解説します。

  1. Wordでマクロを設定・登録
  2. 抽出ワードリストを作成
  3. 文章をWordにコピペしてマクロを実行
  4. マーカーで抽出された箇所を確認

まずはテキストファイルに「使用したくない表記」のリストを作成します。

そのリストをWordのマクロで読み込んで「文章の該当する文字列にマーカーを引く」といった処理です。

詳細な手順は、以降の見出しで解説します。

表記チェック処理①|事前準備

まずは事前準備として、以下の設定を実施します。

  1. Wordのマクロ機能を有効化する
  2. マクロ処理を登録する
  3. 抽出したい文字列をリスト化する
    (テキストファイル)

1.Wordのマクロ機能を有効化する

Wordのマクロ機能を有効化する

Wordのマクロ機能は、デフォルトで無効化されています。

以下の手順で有効化しましょう。

Wordのマクロ機能を有効化
  1. ヘッダーメニューの「ファイル」タブを選択する
  2. 画面左側の項目「オプション」を選択する
  3. Wordのオプション画面で「リボンのユーザー設定」を選択する
  4. メインタブの「開発」にチェックを入れる
  5. ヘッダーメニューに「開発」タブが追加されたら完了

2.チェック用のマクロを登録する

チェック用のマクロを登録する
チェック用のマクロを登録
  1. ヘッダーメニューの「開発」タブを選択する
  2. メニューから「マクロ」をクリックする
  3. マクロ画面が表示されるので、以下の手順を実施する
  4. 「マクロ名」に任意の名前を入力する
    ※名前は何でもOK!
  5. 右側項目「作成」ボタンをクリックする

「マクロ編集画面」が表示されるので、以下のソースコードで上書きする。

ソースコードを上書きしたら、ヘッダーメニューの「上書き保存」ボタンを実行します。

ぎょぎょぎょ

フロッピーディスクのマークをクリックしましょう。

3.抽出したい文字列をリスト化する

抽出したい文字列をリスト化する
抽出したい文字列をリスト化
  1. 抽出したい文字列をテキストファイルに入力する
  2. 任意のフォルダに保存する
  • 1行につき「1つの文字列」を入力します
  • リストの文字は「完全一致」で抽出します
  • ファイル名は「何でもOK」です
ぎょぎょぎょ

たとえば「1,2,3」と同じ行に入力した場合は
「1,2,3」に完全一致する文字列を抽出します。

表記チェック処理②|マクロ実行

事前準備が完了したら、登録したマクロ処理を実行します。

  1. チェックする文章をWordにコピペする
  2. 登録したマクロを実行する
  3. 該当箇所が黄色マーカーで抽出される

1.チェックする文章をWordにコピペする

チェックする文章をWordにコピペする
抽出したい文字列をリスト化
  1. チェックしたい文章(原稿)を全コピー(Ctrl + A)する
  2. コピーした文章をWordに貼りつける
    ※「右クリック→テキストのみ保持」を推奨

マクロ処理は「カーソル位置」から実行されます。

コピペが完了したら、カーソルを文章の先頭に移動(Ctrl + Home)してください。

文章を貼り付けるときは、貼り付けのオプション(右クリック→テキストのみ保持)を推奨します。
※書式を含めてコピペすると、処理後にチェックしづらくなるため。

2.登録したマクロを実行する

登録したマクロを実行する
登録したマクロを実行
  1. ヘッダーメニューの「開発」タブを選択する
  2. メニューから「マクロ」をクリックする
  3. 登録したマクロを選択する
  4. 右側項目「実行」ボタンをクリックする
  5. ファイル選択ダイアログが表示される
  6. 抽出文字列を入力したテキストファイルを選択する

3.該当箇所が黄色マーカーで抽出される

該当箇所が黄色マーカーで抽出される

チェック処理を実行すると、リストに該当する文字列に黄色マーカーが引かれます。

マーカー個所を確認しながら、必要に応じて「原本」の文章を修正しましょう。

ぎょぎょぎょ

Wordファイル自体は、あくまでも「確認用」なので編集不要です。

チェック処理を再実行したい場合は、文章を一旦削除して「1.チェックしたい文章をWordにコピペする」の手順に戻ります。

Wordマクロをカスタマイズする

Wordマクロをカスタマイズする

今回紹介したチェック処理は「黄色マーカーを引く」ことで文字列を抽出しました。

しかし、黄色マーカーのみでは「1文字だけ」該当する箇所を見落してしまう可能性があります。

そこで、以下のカスタマイズも参考にしてみてください。

  • 抽出した文字を太字にする
  • 抽出した文字のサイズを変更する
  • マーカーの色を変更する

抽出した文字を太字にする

抽出した文字を太字にする

以下のソースコードを追加することで、抽出した文字列を太字に変換できます。

追加するソースコード
.Replacement.Font.Bold = True

2.チェック用のマクロを登録する」で記載したソースコードには、コメントアウトした記述が含まれています。必要に応じてコメントアウトを外してください。

抽出した文字のサイズを変更する

抽出した文字のサイズを変更する

以下のソースコードを追加することで、抽出した文字列のサイズを変更できます。

追加するソースコード
.Replacement.Font.Size = 15

2.チェック用のマクロを登録する」で記載したソースコードには、コメントアウトした記述が含まれています。必要に応じてコメントアウトを外してください。

ぎょぎょぎょ

数値を変更すれば、初期値(15)より大きなサイズに変換できます。

マーカーの色を変更する

マーカーの色を変更する

以下のソースコードを編集することで、任意のマーカー色に変更できます。

変更するソースコード
'マーカー色を黄色に設定
Options.DefaultHighlightColorIndex = wdYellow

以下の表を参考に、ソースコードの「wdYellow」を変更しましょう。

コード
黄色wdYellow
明るい緑wdBrightGreen
水色wdTurquoise
ピンクwdPink
赤色wdRed
25%灰色wdGray25
50%灰色wdGray50
選択中の色wdNoHighlight
マーカー色のコード一覧

目視確認はほどほどに|ツール化すると作業が楽になる

目視確認はほどほどに|ツール化すると作業が楽になる

今回はWordのマクロ機能を活用した「表記ミスをチェックする処理」を紹介しました。

紹介した処理は、目視では手間のかかる表記ルールのチェックで利用すると便利です。

ただし、簡易的に作成した処理なので、かゆい所に手が届くほど万能ではありません。

原稿執筆後に確認漏れを防ぐための「最終チェック」に活用してみてください。

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